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Política de Tratamiento de Datos Personales

I ALCANCE

Esta Política se aplicaraá a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte del Centro Oftalmológico Ebenezer S.A.S y será obligatoria para todos los directivos, funcionarios, contratistas y terceros que laboren o tengan relación directa con la compañía. En los casos en que no exista vínculo laboral se deberá incluir una cláusula contractual para que quienes obren en nombre del Centro Oftalmológico Ebenezer S.A.S, se obliguen a cumplir estas políticas.

El incumplimiento de las mismas originará sanciones de tipo laboral o responsabilidad contractual según el caso. Lo anterior, sin perjuicio del deber de responder patrimonialmente por los daños y perjuicios que cause a los titulares de los datos o al Centro Oftalmológico Ebenezer S.A.S por el incumplimiento de estas políticas o el indebido tratamiento de datos personales.

II. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

Los datos de los titulares que trata el Centro Oftalmológico Ebenezer S.A.S, son obtenidos con las siguientes finalidades:

Proveedores;

(i) Verificar el cumplimiento de los acuerdos y compromisos asumidos en virtud de la relación o vínculo existente con los proveedores, (ii) Presentar quejas, denuncias o reportes a las autoridades o entidades competentes en caso de incumplimiento de contratos. (iii)Recolección de datos para el cumplimiento de los deberes que, como Responsable de la información y datos personales, le corresponde a la Compañía; (iv) Con propósitos de seguridad o prevención de fraude; (v) Ejecución del contrato suscrito con la Compañía; (vi) Gestión de proveedores; (vii) auditorías, asesorías y atención a pacientes.

Clientes;

(i)Controlar atención a los pacientes, (ii) Gestionar el acceso al servicio (iii) Desarrollo de programas de fidelización de pacientes y Marketing vía web y telefónico; (iv) Puesta en marcha de medidas de seguridad, control y prevención de fraudes; (v) proceso de archivo, actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y bases de datos; (vi) Adelantar campañas de actualización de datos y solicitud de nuevas autorizaciones para el Tratamiento; (vii) Entrega de información a autoridades conforme a la legislación; (viii) Dar a conocer, transferir y/o trasmitir los datos personales dentro y fuera del país, a terceros a consecuencia de un contrato, ley o vínculo lícito que así lo requiera; (ix) Para proporcionar un efectivo servicio; (x) Ocupación u oficio del paciente; (xii) Historia clínica de ingreso a UREP, con la descripción de los Signos Vitales; (xiii) análisis del problema del paciente, con descripción del motivo de la consulta; (xiv) análisis y diagnóstico del paciente; (xv) Tratamiento a seguir, incluyendo medicamentos; (xvi) Resultado del exámenes o estudios realizados; (xvii) Prestación del servicio médico al paciente; (xviii) Atención al Cliente (PQR); (xix) Fines históricos, científicos o estadísticos; (xx) Video vigilancia y seguridad de instalaciones físicas (xxi) Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato o la relación entre usted y la Compañía.

Empleados;

(i)Celebración, ejecución y terminación de contratos. (ii) Facturación y cobro. (iii) Creación y conservación de los documentos legalmente exigidos por las normativas contables. (iv) Las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de la Compañía se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones. Las videograbaciones podrán ser utilizadas como prueba en procesos disciplinarios, civiles o penales. (v) Formación de personal, (vi) Gestión de nómina. (vii) Gestión de personal, Prestaciones sociales, Prevención de riesgos laborales. (viii) Promoción y gestión de empleo (viii) promoción y selección de personal, (ix) Historia médica, afiliaciones a la seguridad social, póliza médica. (x) Información de estudios y títulos obtenidos. (xi)Participación en actividades de recreación y deporte. (xii) Salario, horas extras, auxilios y otros pagos; (xiii) Prestamos, descuentos y saldo de deudas contraídas con la Compañía (xiv) Contrato de trabajo y cambios en el mismo. (xv) Historia laboral del trabajador. (xvi) Capacitaciones recibidas; (xvii) Informe de evaluación psicológica; (xviii) Informe demográfico de los trabajadores; (xix) Historia clínica ocupacional del trabajador; (xx) Ingreso y salida de la empresa; (xxi) Huella dactilar; (xxii) Registro fotográfico; (xxiii) Evaluación anual de competencia. (xxiv) Ejecución del contrato suscrito con la Compañía. (xxv) Pago de obligaciones contractuales; (xxvi) Envío de información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de la misma; (xxvii) Soporte en procesos de auditoria externa/interna; (xxviii) Envío/Recepción de mensajes;(xxix) Crear bases de datos de acuerdo a las características y perfiles de los titulares de Datos Personales, todo de acuerdo con lo dispuesto en la ley. (xxx) Las demás finalidades que se determine en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento, y en todo caso de acuerdo con la Ley.

III. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

Los Titulares de los Datos Personales registrados en las Bases de Datos del Centro Oftalmológico Ebenezer S.A.S, tienen los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales. Estos derechos los podrán ejercer, entre otros, frente a Datos Personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado por el;

b) Solicitar prueba de la Autorización otorgada al Centro Oftalmológico Ebenezer S.A.S salvo cuando se exceptúe expresamente como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

c) Ser informado respecto del uso que se ha dado a sus Datos Personales por el Centro Oftalmológico Ebenezer S.A.S, o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud;

d) Solicitar al Centro Oftalmológico Ebenezer S.A.S la revocatoria de la autorización y/o la supresión de sus Datos Personales, mediante presentación de reclamo escrito de conformidad con al Art. 15 de la Ley 1581 de 2012 y con el título VI de la Política de Tratamiento de Datos Personales, en los siguientes casos:

1. Cuando considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.

2. Cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.

3. Cuando se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.

e) Acceder en forma gratuita, al menos, una vez al mes a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Excepciones al Derecho de revocatoria de la autorización y/o la supresión de Datos Personales

Es importante aclarar a los Titulares de datos Personales cuya información repose en las bases de datos del Centro Oftalmológico Ebenezer S.A.S, que el derecho de cancelación no es absoluto y se puede negar el ejercicio del mismo cuando:

a) El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

Datos personales sensibles:

En términos generales, el Centro Oftalmológico Ebenezer S.A.S, podrá realizar el tratamiento de datos personales sensibles, siempre y cuando:

a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

c) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

Derechos de los Niños, Niñas y Adolescentes:

En términos generales, el Centro Oftalmológico Ebenezer S.A.S no realiza tratamiento de datos personales de Niños, Niñas y Adolescentes, sin embargo, en casos excepcionales, podrá realizar el tratamiento de los mismos siempre y cuando:

1. Se trate de datos de naturaleza pública,

2. El tratamiento realizado por el Centro Oftalmológico Ebenezer S.A.S responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

3. El tratamiento realizado por el Centro Oftalmológico Ebenezer S.A.S asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Una vez cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal de los niños, niñas o adolescentes otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. El Centro Oftalmológico Ebenezer S.A.S, se compromete entonces, en el tratamiento de los datos personales, a respetar los derechos prevalentes de los menores. Queda proscrito el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.

IV. PROCEDIMIENTO DE CONSULTAS Y RECLAMOS

El responsable de atender las solicitudes en ejercicio de los derechos por parte de los titulares será el “Oficial de Privacidad” como la persona que recibirá, procesará y canalizará las distintas solicitud que se reciban, y les hará llegar a la respectiva dependencia o dependencias que una vez reciban estas comunicaciones, entraran a cumplir con la función de protección de dato
s personales, y deberán dar trámite a las solicitudes de los titulares, en los términos, plazos y condiciones establecido por la normatividad vigente, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

Consulta:

El Centro Oftalmológico Ebenezer S.A.S, garantiza el derecho de consulta, suministrando a las personas que actúen en ejercicio de este derecho, toda la información contenida en su registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

El interesado podrá remitir su solicitud a la dirección de correo electrónico oficialdeprivacidad@ebenezeroftalmologia.com o mediante la presentación de la solicitud escrita en nuestras oficinas ubicadas en Manga, Av. Lacides Segovia, N°16-60, dirigida al Oficial de Privacidad.

En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En caso de imposibilidad de atender la consulta dentro de dicho término, informaremos al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Reclamo:

Así mismo garantizamos el derecho de reclamo, a las bases de datos para la corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicable. El reclamo será tramitado bajo las siguientes reglas:

1. Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, tal como, la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al reclamante dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

2. Si por alguna circunstancia el Centro Oftalmológico Ebenezer S.A.S, recibe un reclamo dirigido a otra organización, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al reclamante.

3. Recibida la reclamación de forma completa, incluirá en la base de datos que mantiene el Centro Oftalmológico Ebenezer S.A.S , una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

4. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

5. Desistimiento del Reclamo: Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Reglas especiales para el ejercicio de los derechos de los titulares:

La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por el Centro Oftalmológico Ebenezer S.A.S en este documento, y contener, como mínimo, la siguiente información:

1) El nombre, domicilio del titular y medio de contacto para recibir la respuesta como teléfono, correo electrónico, dirección de residencia.

2) Los documentos que acrediten la identidad o la representación de su representante.

3) La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.

4) En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.

5) El Centro Oftalmológico Ebenezer S.A.S, tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:

El Centro Oftalmológico Ebenezer S.A.S, tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho.

Supresión de Datos:

El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a el Centro Oftalmológico Ebenezer
S.A.S , la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

1) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.

2) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.

3) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.

En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, el Centro Oftalmológico Ebenezer S.A.S, deben realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información. También debe tenerse en cuenta que en algunos casos cierta información deberá permanecer en registros históricos por cumplimiento de deberes legales de la organización por lo que su supresión versará frente al tratamiento activo de los mismos y de acuerdo a la solicitud del titular.

V. REVOCATORIA Y/O SUPRESIÓN DE LA AUTORIZACIÓN.

Los titulares de los datos personales pueden revocar la autorización otorgada a favor del Responsable del Tratamiento sobre sus datos personales, en cualquier momento, mediante la presentación de un reclamo de acuerdo con el procedimiento establecido en las presentes políticas y en la Ley 1581 de 2012 y/o en cualquier otra norma que la adicione, modifique o derogue. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederá en los casos en que el asociado o proveedor de XXXXXX, tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

Es importante tener en cuenta que la revocación podrá solicitarse sobre la totalidad o parte de los datos que comprenden la autorización otorgada de que trata el presente documento de Políticas de Tratamiento de la Información, más no respecto de los datos regulados al amparo de la Ley 1266 de 2008 y/o cualquiera otra norma que la adicione, modifique o derogue, así como tampoco, se reitera, respecto de aquéllos casos en los que el asociado o proveedor tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

VI. TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES.

En caso que se envíen o transfieran datos a otro país siempre deberá contarse con la autorización del titular de la información que es objeto de transferencia. Salvo que la ley diga lo contrario, es presupuesto necesario la existencia de dicha autorización para efectuar la circulación internacional de datos. En este sentido, antes de enviar datos personales a otro país, los obligados de cumplir esta política deberán verificar que se cuenta con la autorización previa, expresa e inequívoca del titular que permita trasmitir sus datos personales.
Dicha transferencia de los datos personales se realiza únicamente a terceros con quien el el Centro Oftalmológico Ebenezer S.A.S , tenga vínculo contractual, comercial y/o legal.

VII. ACEPTACIÓN DE LAS POLíTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL.

Los titulares de la información que reposa en las bases de datos el Centro Oftalmológico Ebenezer S.A.S, aceptan el tratamiento de sus datos personales, conforme a los términos del presente documento, razón por la cual se podrá continuar realizando el tratamiento de los datos para las finalidades descritas.

VIII. OFICIAL DE PRIVACIDAD

De acuerdo al artículo 2.2.2.25.4.4 decreto 1074 de 2015, todo responsable y encargado debe designar a una persona o área que “asuma la función de protección de datos personales” y que “dará tramite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la ley 1581 del 2012 y el presente decreto.

La función del oficial de Privacidad de datos o el área encargada de protección de datos en la organización es de velar por la implementación efectiva de las políticas y procedimientos adoptados por está para cumplir las normas, así como la implementación de buenas prácticas de gestión de datos personales dentro de la Compañía.

El oficial de privacidad tendrá la labor de estructurar, diseñar y administrar el programa que permita a la organización cumplir las normas sobre protección de datos personales, así como establecer los controles de ese programa, su evaluación y revisión permanente.

IX. REGISTRO NACIONAL DE BASE DE DATOS

De acuerdo con el Art. 25 de la Ley 1581 y sus decretos reglamentarios, el Centro Oftalmológico Ebenezer S.A.S , deberá registrar sus bases de datos junto con esta política de tratamiento de Datos Personales en el Registro Nacional de bases de datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

X. VIGENCIA Y ACTUALIZACIÓN DE LAS POLÍTICAS

La política rige a partir del 01 de Enero de 2018 con vigencia indefinida y se encontrara a disposición de los titulares por medio de la página web: www.ebenezeroftalmologia.com.

El periodo de vigencia de las bases de datos del Centro Oftalmológico Ebenezer S.A.S, será el mismo periodo estipulado en la Cámara de Comercio de Cartagena para el desarrollo del objeto social de la empresa que es indefinida.

Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través del sitio web: www.ebenezeroftalmologia.com

 

Ante cualquier solicitud se puede comunicar a  la siguiente dirección de correo : oficialdeprivacidad@ebenezeroftalmologia.

 

 

Agendamiento de citas:
(+57 - 5) 647 5050 / 693 2007

Línea administrativa:
(+57 - 5) 647 5055
Dirección
Manga Av. Lacides Segovia #16-60